Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”) si informa che i dati personali forniti da parte dell’interessato e/o acquisiti da Grande Oriente d'Italia (“GOI”) in relazione allo stesso, in occasione o in funzione delle manifestazioni, mostre, eventi, convegni/congressi e/o workshop (gli “Eventi”), organizzati da GOI anche in collaborazione con terzi partners, sono soggetti a trattamento nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi di legge vigenti, come meglio segue.
Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta.
I dati trattati possono riguardare buyers, visitatori, giornalisti, relatori di convegni/workshop, congressisti/convegnisti (intesi sia come persone fisiche di età superiore ai 16 anni che agiscono in proprio quali buyers, visitatori, giornalisti, relatori di convegni/workshop, congressisti/convegnisti sia come referenti interni di persone giuridiche, enti o altre organizzazioni che siano buyers, visitatori, giornalisti, relatori di convegni/workshop, congressisti/convegnisti). Le singole categorie di dati raccolti sono di volta in volta meglio indicate nella modulistica GOI di raccolta, il cui contenuto deve quindi intendersi costituire parte integrante della presente informativa.
Per trattamento s’intende: la raccolta, registrazione, conservazione, organizzazione elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, riclassificazione, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distruzione di dati personali.
La raccolta avviene tramite form on-line o moduli cartacei di pre-registrazione o di partecipazione compilati dall’interessato e/o acquisiti da parte di terzi operatori autorizzati per iscritto da GOI o raccolti tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti nel luogo degli Eventi. Nel solo caso di partecipazione a Eventi che per motivi di sicurezza dei locali e/o dei beni ivi esposti al pubblico richiedano la creazione di un cartellino identificativo con fototessera, la foto dell’interessato può essere raccolta anche mediante sessione fotografica svolta da operatori autorizzati da parte di GOI, all’ingresso delle strutture di GOI.
Il trattamento avverrà con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate.
I dati raccolti potranno essere trattati dagli Autorizzati di primo e secondo livello, incaricati per iscritto da GOI, che abbiano necessità di venirne a conoscenza nell'espletamento delle proprie attività (es. uffici legale, commerciale, marketing, comunicazione, amministrativo, logistico, IT, controllo di gestione, ecc.).
Finalità del trattamento
Il trattamento avverrà mediante strumenti informatici, manuali e cartacei per le seguenti finalità:
1. Adempimento di obblighi contrattuali e di legge derivanti dalla partecipazione/visita o connessi alla partecipazione/visita già contrattualizzata o potenziale dell’interessato agli “Eventi” (manifestazioni, mostre, eventi, congressi, convegni e/o workshop) organizzati da GOI anche in collaborazione con terzi partners. Comunicazione di informazioni precontrattuali (es. programmi, proposte, ecc.) connesse agli Eventi, su richiesta dell’interessato.
2. Pianificazione e gestione organizzativa degli Eventi, emissione di accrediti e pass di ingresso, creazione e controllo di cartellini identificativi personali a fini di security. Programmazione ed erogazione di specifici servizi richiesti a GOI dall’interessato (ad esempio servizi di traduzioni, hostess), richiesta di visti consolari, gestione dei contratti stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi utilizzati da GOI o dall’interessato durante gli Eventi; statistiche anonime.
3. Base giuridica del trattamento e obbligatorietà o facoltatività del consenso dell’interessato
Il trattamento per le finalità sub 1 fonda la sua base giuridica nella necessità di GOI di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto stipulato con l’interessato (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi; pertanto tale trattamento non richiede alcun preventivo consenso dell’interessato, il quale è altresì libero di non conferire i propri dati a GOI che, tuttavia, in tal caso non potrà erogare la prestazione richiesta dall’interessato o ad esso riferibile (es. fare partecipare l’interessato all’Evento d’interesse e fornirgli i servizi connessi quali ad esempio il catalogo degli eventi cartaceo e/o digitale) e/o non potrà adempiere agli obblighi di legge connessi al rapporto.
Il trattamento per le finalità sub 2 fonda la sua base giuridica nel legittimo interesse di GOI di organizzare adeguatamente gli Eventi, pianificare e gestire tutte le attività organizzative ragionevolmente utili a permettere all’interessato di partecipare in modo efficiente ed efficace agli Eventi e di gestire i rapporti con i terzi fornitori di beni e servizi funzionali e/o connessi agli Eventi.
Per tali finalità, quindi, GOI non necessita di ricevere dall’interessato un preventivo consenso. L’interessato è comunque libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà partecipare all’Evento.
Nel solo caso di partecipazione agli Eventi che, per particolari scopi di sicurezza dei locali e/o dei beni ivi esposti al pubblico, richiedano la creazione e consegna di un cartellino identificativo con la fotografia dell’interessato, tale fotografia viene raccolta e trattata da GOI solo previo specifico consenso scritto dell’interessato, che costituisce la base giuridica del trattamento e che l’interessato può sempre negare. Il mancato consenso impedisce però all’interessato di poter partecipare all’Evento d’ interesse.
Durante gli Eventi organizzati da GOI, potranno essere effettuate in loco, da parte di GOI e/o di fotografi e/o videomakers da essa autorizzati, generiche riprese e/o fotografie, per promuovere gli Eventi sui siti web ad essi relativi e sui profili social di GOI (es. twitter, facebook, whatsapp, youtube, vimeo, ecc.), su brochure, cataloghi e altro materiale promozionale cartaceo. Tali fotografie e video pubblicati riguardano Eventi che essendo attività fieristiche devono intendersi come manifestazioni di carattere pubblico e quindi sono dati per il cui trattamento non è richiesto il consenso esplicito del soggetto interessato. Inoltre, solo previo necessario specifico consenso scritto dell’interessato (che costituisce la base giuridica del trattamento), ottenuto preventivamente o in loco, le fotografie o riprese video (inclusa la voce) che ritraggono il viso dell’interessato possono essere pubblicate per finalità promozionali su materiali cartacei o canali elettronici/digitali di GOI destinati al pubblico (es. cataloghi, brochures, flyers, siti web, landing pages, blog, social network). In tale ultimo caso l’interessato può negare il consenso, rendendo così impossibile trattare i dati per tali specifiche finalità. Fornendo il consenso, l’interessato rinuncia a qualsiasi corrispettivo economico per l’utilizzo della propria immagine.
L’interessato può chiedere, in seguito, in qualsiasi momento l’oscuramento del proprio viso ritratto nelle immagini trattate da GOI, ferma restando la liceità del trattamento operato da GOI o da terzi autorizzati fino alla data di revoca del consenso e ferma l’eventuale diffusione non controllabile da GOI.
Per le finalità sub 1 e 2 i dati potranno essere comunicati da GOI a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, dei siti web e delle banche dati di GOI, società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione degli Eventi (es. installazione di allestimenti e attrezzature, editori di cataloghi cartacei e on-line, logistica, security, vigilanza privata, pronto soccorso, hostess, ecc.), rappresentanze diplomatiche, consulenti, che tratteranno i dati quali Responsabili Esterni.
Durata del trattamento
Nel caso delle finalità sub 1 e/o 2, come sopra specificate, GOI tratta i dati per 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale con l’interessato.
GOI tratta i dati per un periodo di 5 anni dalla pubblicazione nel caso di editoria e inserzionistica promozionale (produzione, stampa e diffusione di materiale editoriale promozionale cartaceo o via web, house organ, rivista VOplus, ecc.)
GOI tratta i dati per un periodo di 60 giorni, dopo il termine della manifestazione con successiva anonimizzazione, nel caso di trattamento dei dati presso punti di raccolta delle richieste di assistenza da parte di visitatori e espositori incluso desk assicurativo, Info point e Pronto Soccorso.
GOI, attualmente, tratta per un periodo di 10 giorni - fatte salve speciali esigenze relative ad indagini di polizia e giudiziarie dalla registrazione degli stessi i dati di: attivazione e controllo videocamere; gestione del sistema di videosorveglianza.
GOI tratta i dati contenuti nel catalogo (cartaceo e/o digitale) per un periodo che va fino al massimo di 2 edizioni del catalogo stesso, per finalità legate alla promozione dell’espositore.
GOI tratta i dati di certificazione delle Manifestazioni/Eventi fino al termine della certificazione e quindi fino a certificazione avvenuta.
I dati necessari per finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di log-in, log falliti e log-out, in sede di accesso ad aree riservate nei siti web di GOI relativi agli Eventi), sono trattati da GOI per 1 anno dalla raccolta, onde permetterne i controlli di sicurezza e documentarne gli esiti. Le registrazioni dei logs relativi ad eventi quali la lettura di informative privacy on-line di GOI o la comunicazione a GOI del consenso dell’interessato tramite sito web o i messaggi email vengono conservate da GOI per tutto il tempo utile alla relativa prova alle Autorità di controllo o all’interessato che la richiedano (6 anni dalla raccolta).
In caso di contenzioso tra GOI (o terzi fornitori di GOI) e l’interessato, i dati verranno trattati per tutto il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti del Titolare o dei terzi fornitori e cioè fino all’emissione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione. Cessata la suddetta rispettiva durata i dati personali sono cancellati, distrutti o resi anonimi mediante opportune misure di sicurezza.
Diritti dell’interessato
Si informa che l’Interessato, avrà diritto di:
- chiedere al Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.
- qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale, l'interessato ha il diritto di essere informato dell'esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;
- richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- richiedere la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l'interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l'interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all'offerta di servizi della società dell'informazione.
- richiedere la limitazione del trattamento che riguarda l’interessato, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l'interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.;
- ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;
- revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano l’interessato da questi forniti al Titolare del trattamento e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare cui li ha forniti, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa): a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento è necessario; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) (complessivo diritto alla c.d “portabilità”). L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto;
- l'interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
- l’interessato in ogni momento può altresì proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio).
L’interessato può esercitare i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento Grande Oriente d'Italia (GOI), con sede in Via di San Pancrazio, 8 – 00152 Roma (Italia) o all’indirizzo e-mail: ufficio.gm@grandeoriente.it.